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Wie kann man Vertrauen aufbauen im Büro?

Zusammen mit einer Organisationspsychologin verrate ich, wie du durch smarte Einrichtung & das richtige Verhalten schnell Vertrauen aufbauen kannst.



Für Viele endet die Zeit des Homeoffice und es geht wieder zum Arbeiten ins Büro. Vielleicht triffst du dort neue Mitarbeiter*innen, die du vorher noch nie “in echt” erlebt hast, vielleicht hat sich auch die eigene Rolle und damit das Team geändert, vielleicht ist es überhaupt das erste Präsenzmeeting in der (neuen) Organisation.


Viele neue Situationen, die neues Vertrauen brauchen. Und jeder weiss: Vertrauen bauen wir nicht über Nacht auf.



Top 2 Vertrauenskiller


1) Menschen, die sich nicht vertrauenswürdig verhalten


Laut Esther Hagemann - Arbeits- und Organisationspsychologin - kannst du sie so identifizieren:

  • Sie lassen ihr Umfeld ständig wissen, was andere zu tun und zu lassen haben, zeigen aber selbst kein Engagement

  • Sie blenden und tun nur so “als ob” sie kompetent wären. Das wirkt nicht nur wenig authentisch, sondern erodiert im Endeffekt auch ihr eigenes Selbstbewusstsein - denn sie wissen ja, dass es gelogen ist

  • Sie verfolgen eine “hidden agenda”, d.h. sie behalten ihre wahren Absichten für sich

  • Sie treffen Entscheidungen “im stillen Kämmerlein”, ohne andere mit einzubeziehen. Sogar Fachleute und Experten tappen in diese Falle.



2) Räume, die misstrauisch machen


3 typische Fehler, die ich als Raumexpertin in Büros sehe:

  • Der Stuhl des Gastes steht mit dem Rücken zur Tür. Wie oft passiert es, dass mitten im Gespräch jemand die Tür aufmacht, um schnell etwas zu sagen? Wenn ich das Gefühl habe, mir kann jederzeit jemand “in den Rücken fallen” oder es kann jemand hinter der Tür lauschen, werde ich nicht so schnell offen und ehrlich über meine Themen sprechen.

  • Auf dem Tisch stehen Gegenstände, die eine Mauer zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter bilden. Seien es noch so praktische Stiftehalter, Tischkalender, Bilderrahmen, Uhr, Locher, Post-its oder lustige Glücksbringer. Alles, was “schön” am Rande des Tisches aufgestellt ist, wirkt auf den Außenstehenden wie eine Schutzmauer. Offen für Feedback und andere Meinungen ist in so einem Setting keiner.

  • Es gibt kein Bild vom aktuellen Team. Bilder, die an der Wand hängen, sind Auszeichnungen, die zeigen sollen: “schau mal, wie toll ich bin”. Oder es sind Bilder von besonderen Konferenzen oder Abschiedsgeschenke von Teams, die der Vorgesetzte in seiner beruflichen Vergangenheit geleitet hat. Wenn ich mich im Raum meines Vorgesetzten nicht irgendwie wiederfinde, wie kann ich das Gefühl bekommen, dass wir zusammen an einem Strang ziehen?




Vertrauen im Büro aufbauen - das kannst du tun:


A) Raumgestaltung beobachten und (wo es geht) verändern:

Vertrauen können wir nicht nur durch unser Verhalten schaffen. Auch der Raum hat großen Einfluss darauf, ob Vertrauen wachsen kann – oder Misstrauen vorherrscht. Damit Vertrauen schneller aufgebaut wird, sollte jeder achtsam in seine Räume schauen und sich fragen: Fühlt sich die andere Person in meinem Raum sicher? Hat sie hier auch das Gefühl dazuzugehören und hat sie Platz, um ihre Bedürfnisse auszusprechen?


Ich erinnere mich noch gut an meine eigenen Mitarbeitergespräche, als ich noch in einem Pharmaunternehmen arbeitete. Mein Vorgesetzter hat mich zu sich ins Büro gerufen und ich konnte anhand der Raumgestaltung vorherahnen, ob der Satz “Lass uns offen miteinander sprechen” auch wirklich so gemeint war.


Heute weiß ich, dass wir innerhalb von 20 Millisekunden einen Ort “gelesen” haben. Wir ordnen blitzschnell und unbewusst die Person(en), die darin arbeiten, in drei Kategorien ein:

1. Gefällt mir --> lass uns reden!

2. Bin mir noch nicht sicher --> ich höre mal, was die Person zu sagen hat.

3. Gefällt mir nicht --> ich vertrauen diesem Gespräch nicht



Diese 3 Tipps kann jeder schnell bei sich im Büro umsetzen:

Mitarbeitergespräche finden an einem freien, aufgeräumten Tisch statt. Zwischen den Gesprächspartnern stehen höchstens eine Kaffeetasse und ein paar Snacks. Kein Stuhl steht mit dem Rücken zur Tür.






Ein aktuelles Bild des Teams hängt an deiner Wand, steht auf deinem Tisch oder dem Regal. Auf dem Bild sind alle Teammitglieder gut zu erkennen und es hängt so, dass es von der Eingangstür aus gut sichtbar ist.





Ersetze Plastikpflanzen oder kranke Pflanzen durch echte und gesunde Pflanzen. Kranke Pflanzen schicken die Botschaft “In diesem Raum hat keiner Zeit für Lebewesen. Hier geht es nur um Dinge.” Vertrauen braucht echte Gespräche, Zeit und Fürsorge. Ebenso wie deine Büropflanze, wird das Vertrauen, das Mitarbeiter*innen, Chef*innen und Kund*innen in dich setzen, dann auch wachsen und gedeihen!




B) Zwischenmenschliche Vertrauen stärken:

Esther Hagemann arbeitet mit einem Modell von Amy Kates und Jay R. Galbraith (siehe Abbildung). Es zeigt, dass Vertrauen aus vier Elementen besteht. Mögen drei Elemente davon auch noch so stark sein, wenn eines fehlt, dann leidet das zwischenmenschliche Vertrauen. Um Vertrauen aufzubauen braucht es:

  1. Verbindlichkeit/ Commitment: Du tust, was du ankündigst.

  2. Kompetenz: Du kannst dein Versprechen einhalten.

  3. Kommunikation: Du vertrittst deinen Standpunkt klar und deutlich.

  4. Rücksichtnahme: Du berücksichtigst andere Meinungen.



So stellst du Verbindlichkeit her:

  • Halte Vereinbarungen schriftlich fest

  • Gebe regelmäßige Updates. So zeigst du anderen, dass das Projekt bei dir in guten Händen ist

  • Halte dich an die vereinbarten Zeitpläne. Plane für die einzelnen Teilaufgaben lieber zu viel Zeit ein als zu wenig – es ist peinlich, wenn man dann deswegen nicht „liefert“


So schätzt du deine eigene Kompetenz realistisch ein:

  • Bevor du eine neue Aufgabe oder neue Rolle übernimmst, überprüfe deine Fähigkeiten genau. Kannst du das wirklich alles?

  • Wenn du deine Grenzen kennst, kannst du sie kommunizieren und eine Situation, in der es möglicherweise problematisch wird, proaktiv entschärfen.

  • Hast du in der Aufgabe schon Erfahrungen gesammelt und gute Resultate erzielt? Verwendest du ein bewährtes Vorgehen? Dann lasse es deine Vorgesetzten, Mitarbeiter*innen und Kund*innen wissen! Du wirst in schwierigen Situationen eine Ruhe ausstrahlen, die auch beim Gegenüber zu spüren ist.


So lernst du, authentisch über deine Sicht der Dinge zu sprechen:

  • Sprich nicht nur über offensichtliche Daten und Fakten, sondern auch über Unklarheiten und (Stör-) Gefühle.

  • Lerne, wie du einen klaren Blick auf deine eigenen Bedürfnisse und Werte bekommen kannst, ohne diese in den Vordergrund stellen zu müssen. Das kannst du zum Beispiel in einem individuellem Coaching lernen.


So beziehst du andere Meinungen ein.

  • Erst Fragen stellen und dann zuhören. Deine eigene Meinung zunächst für dich behalten, um die Sicht der anderen zu verstehen und sie nicht zu beeinflussen.

  • Speziell in Situationen, in denen du Widerstand gegen deine Themen erlebst, lohnt es sich, die dahinter liegenden Bedürfnisse der beteiligten Menschen zu erforschen.





Die Autorinnen:

Katia Steilemann ist Raumexpertin, Mental Coach und Präventologin. Sie zeigt, wie wir mehr aus unseren Räumen machen – damit wir dort Kraft für unseren Alltag tanken können. Ihre Tipps sind, unter anderen, bekannt im RTL, WDR, SAT1. - www.steilemann.com




Esther Hagemann ist Diplom-Psychologin, Beraterin für Change Management und systemischer Coach (DBVC zertifiziert). Mut, Tatkraft und Entscheidungsfreude gibt es bei ihr frei Haus. Schaue dich auf ihrer Webseite um, und abonniere ihren Newsletter - www.estherhagemann.com



foto credits: canva

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